POLITYKA PRYWATNOŚCI DOUBLEM TRADE SP. Z O.O.

1. Administrator i zakres

Administratorem danych związanych z wearedm.pl, zapytaniami i własną obsługą zamówień jest DOUBLEM TRADE sp. z o.o., ul. Reymonta 56A, 05-420 Józefów, KRS 0001033992, NIP 5322104883, REGON 525182990. Kontakt: biuro@wearedm.pl, tel. 502 445 200; adres korespondencyjny jak wyżej.

Polityka dotyczy odwiedzających, osób kontaktujących się, klientów, przedstawicieli i współpracowników klientów. Dane zbierane na potrzeby działalności klienta przez jego stronę mają odrębnego administratora — zwykle klienta. W takim zakresie działamy jako podmiot przetwarzający, jeżeli powierzono nam dane. Samo wykonywanie strony nie czyni nas administratorem całej bazy klienta.

2. Dane, cele i podstawy

1. Przy zapytaniu przetwarzamy imię i nazwisko, e-mail, opcjonalny telefon, wybrany typ projektu, treść wiadomości i korespondencję. Dla osoby będącej przyszłą stroną umowy podstawą przygotowania oferty na jej żądanie jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dla kontaktów w imieniu firmy i innych zapytań podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f — uzasadniony interes obsługi korespondencji i kontaktu biznesowego.
2. Dla zawarcia i wykonania umowy przetwarzamy dane klienta, adres, zakres zamówienia, materiały, ustalenia, akceptacje dokumentów, historię realizacji i rozliczeń. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b dla osoby będącej stroną umowy; dla reprezentantów i osób kontaktowych art. 6 ust. 1 lit. f — organizacja wykonania umowy.
3. Dla faktur, podatków i rachunkowości przetwarzamy niezbędne dane nabywcy, adres, NIP, jeżeli dotyczy, dane transakcji i płatności, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c. Przy zwykłym przelewie otrzymujemy dane widoczne w rozliczeniu bankowym, w tym nadawcę, rachunek, kwotę, tytuł i datę. Nie wymagamy NIP od konsumenta ani numeru PESEL do zwykłego zamówienia.
4. Dla reklamacji, roszczeń i obowiązków konsumenckich przetwarzamy dane sprawy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c, a w zakresie dochodzenia lub obrony roszczeń także lit. f — ochrony naszych praw.
5. Dla bezpieczeństwa przetwarzamy adres IP, dane przeglądarki i urządzenia, żądania serwera, zdarzenia techniczne i wyniki antyspamowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f — ochrony formularza i infrastruktury przed nadużyciami. Mechanizmy zapisu i odczytu w urządzeniu oceniamy odrębnie według przepisów o prywatności komunikacji elektronicznej.
6. Marketing wymagający zgody i publikacja danych osobowych w portfolio na podstawie zgody wymagają odrębnego dobrowolnego oświadczenia. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a; właściwe zgody komunikacyjne pozyskujemy osobno. Zapytanie i zakup nie zapisują automatycznie na newsletter i nie upoważniają do portfolio.
7. Dla wykonania żądań związanych z RODO przetwarzamy niezbędne dane i historię obsługi na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c.

Podanie danych jest dobrowolne, lecz bez danych kontaktowych nie odpowiemy, a bez danych wymaganych do umowy i dokumentów księgowych nie zrealizujemy zamówienia. Pola opcjonalne nie są warunkiem odpowiedzi. Nie potrzebujemy zgody na przetwarzanie niezbędne do umowy lub obowiązku prawnego. Nie należy przesyłać przez formularz danych medycznych, PESEL i dokumentów tożsamości.

3. Źródła danych

Dane otrzymujemy przede wszystkim od danej osoby. Dane przedstawiciela klienta możemy otrzymać od klienta, pracodawcy lub współpracownika, a dane rejestrowe potwierdzić w publicznych rejestrach CEIDG i KRS. W takim przypadku chodzi o dane identyfikacyjne, służbowe dane kontaktowe, funkcję i umocowanie. Informacje przekazujemy przy pierwszym kontakcie, nie później niż w terminie wymaganym przez art. 14 RODO, chyba że zachodzi ustawowy wyjątek.

4. Odbiorcy i dostawcy

Dane udostępniamy tylko w potrzebnym zakresie, odpowiednio do używanej usługi:

• Cloudflare — hosting stron, DNS, dostarczanie treści i ochrona infrastruktury.
• Resend — wysyłka wiadomości z formularzy i wiadomości transakcyjnych.
• Google Workspace — obsługa skrzynek i korespondencji; Google reCAPTCHA — ochrona formularza wearedm.pl.
• Fakturownia — fakturowanie i dokumenty rozliczeniowe.
• Bank obsługujący przelewy i rozliczenia — w zakresie płatności; może działać jako odrębny administrator na podstawie własnych obowiązków.
• Hostinger — infrastruktura serwerowa, jeżeli jest wykorzystywana w danym wdrożeniu; Coolify jest narzędziem zarządzania infrastrukturą, a nie samodzielnym odbiorcą danych.
• Vercel — hosting i wdrożenia, jeżeli wybrano tę infrastrukturę dla danego projektu.
• Upoważnione osoby, dostawcy księgowości, obsługi prawnej i IT oraz organy uprawnione na podstawie prawa.

Standardem stron klientów jest Cloudflare i Resend. Indywidualna oferta i uzgodnienie powierzenia określają faktyczny zestaw projektu. Nie oznacza to udostępniania danych każdemu wymienionemu dostawcy. Nie opisujemy dostawców planowanych jako faktycznych odbiorców, zanim zostaną użyci.

Bieżąca sprzedaż odbywa się przelewem, bez Stripe i bez danych kart. Ewentualne historyczne dokumenty płatnicze przechowujemy wyłącznie w zakresie niezbędnym do obowiązków prawnych i roszczeń.

5. Wiadomości i Resend

Formularz wearedm.pl przekazuje zapytanie do biuro@wearedm.pl i wysyła potwierdzenie na podany e-mail. Treść znajduje się w korespondencji. Sam formularz nie zapisuje zapytania w osobnej bazie aplikacji, ale nie oznacza to braku przechowywania u dostawców.

Resend może przechowywać treść i adresy wiadomości, czas, status doręczenia, logi i informacje techniczne. Według standardowych warunków planów Free, Pro i Scale treści i logi są przechowywane przez 30 dni; konfiguracja lub inny plan mogą określać inny okres, który uwzględniamy w doborze usługi. Szczegóły: bezpieczeństwo i retencja Resend.

Retencja dostawcy wysyłki nie usuwa kopii ze skrzynek nadawcy i odbiorcy. Korespondencję w Google Workspace przechowujemy według celu opisanego poniżej. Dla formularza strony klienta odbiorcę i zasady przechowywania określa klient; nie używamy jego zapytań do własnego marketingu.

6. reCAPTCHA, cookies i podobne mechanizmy

Formularze na stronie głównej i podstronie Kontakt są chronione Google reCAPTCHA. Przy ich wyświetlaniu ładowane jest zabezpieczenie oceniające ryzyko automatycznych nadużyć. Może przetwarzać IP, informacje urządzenia i przeglądarki, interakcje techniczne oraz zapisywać lub odczytywać cookie _GRECAPTCHA i informacje niezbędne do analizy ryzyka. Nie używamy wyniku do oceny klienta, ceny ani decyzji o udzieleniu mu usługi.

W zakresie danych klienta usługi reCAPTCHA Google działa jako podmiot przetwarzający zgodnie z aktualnymi warunkami Google Cloud i dodatkiem powierzenia; administratorem danych tego formularza pozostaje DOUBLEM TRADE. Informacje: przetwarzanie danych w reCAPTCHA.

Zabezpieczenie nie jest przez nas używane do reklamy ani analityki marketingowej. Można skontaktować się bez formularza e-mailem lub telefonicznie. Blokada JavaScript lub mechanizmu reCAPTCHA może uniemożliwić wysłanie formularza. Ustawienia przeglądarki pozwalają zarządzać przechowywaniem danych.

Na wearedm.pl nie wdrożono Google Analytics, Meta Pixel ani Microsoft Clarity. Przed wdrożeniem opcjonalnych narzędzi lub zapisu i odczytu wymagającego zgody zapewnimy odrębną zgodę, możliwość odmowy i cofnięcia oraz aktualizację informacji. Samo przeczytanie Polityki nie stanowi takiej zgody.

7. Przechowywanie

• Zapytania bez zawartej umowy — do zakończenia rozmów, a następnie do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że potrzebne jest dłuższe przechowywanie konkretnej sprawy dla roszczeń.
• Umowy, uzgodnienia, akceptacje i korespondencja realizacyjna — przez czas umowy, a następnie do upływu właściwego terminu przedawnienia; zasadniczo 3 lata dla naszych roszczeń związanych z działalnością, z uwzględnieniem ustawowych zasad końca i przerwania biegu oraz dłuższych terminów dotyczących konkretnych spraw.
• Dokumentacja podatkowa — zasadniczo 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku; rachunkowa i inne dokumenty według właściwych przepisów. Postępowanie lub zawieszenie biegu może uzasadniać dłuższy okres.
• Dane marketingowe i portfolio oparte na zgodzie — do jej cofnięcia lub zakończenia danego celu; dowód zgody i jej wycofania do czasu potrzebnego do rozliczalności i roszczeń.
• Logi — według celu bezpieczeństwa i okresu konkretnej infrastruktury; standardowa retencja wysyłki Resend wynosi 30 dni. Zdarzenia potrzebne do wyjaśnienia incydentu mogą zostać zachowane do jego zakończenia i rozliczenia.
• Materiały i dane utrzymywane w imieniu klienta — według umowy i instrukcji, z uwzględnieniem okresu odbioru danych po hostingu i uzgodnionej rotacji kopii. Nie oznacza to usunięcia naszej dokumentacji księgowej.

Nie przechowujemy danych bezterminowo tylko na wypadek przyszłej współpracy. Przy konkretnym żądaniu wyjaśnimy właściwy okres lub kryteria jego ustalenia.

8. Transfery poza EOG

Dostawcy mogą korzystać z infrastruktury lub dostępu wsparcia poza EOG, w tym w USA. Nie gwarantujemy, że wszystkie dane pozostają wyłącznie w Polsce lub UE. Stosujemy wymagany mechanizm dla rzeczywistego odbiorcy: decyzję o odpowiednim stopniu ochrony, EU–US Data Privacy Framework wyłącznie przy objętym nim i aktualnie certyfikowanym odbiorcy albo standardowe klauzule umowne z oceną transferu i dodatkowymi zabezpieczeniami, gdy są wymagane.

Informacje o mechanizmie i kopię odpowiednich zabezpieczeń, z ochroną cudzych praw i tajemnic, można uzyskać pod biuro@wearedm.pl. Weryfikujemy warunki i podwykonawców dostawców właściwych dla wdrożenia.

9. Prawa i decyzje automatyczne

W granicach RODO przysługują dostęp i kopia danych, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie danych przetwarzanych automatycznie na podstawie umowy lub zgody oraz sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu. Wobec marketingu bezpośredniego sprzeciw jest skuteczny bez wykazywania szczególnej sytuacji.

Zgodę można wycofać tak łatwo, jak ją wyrażono, kontaktując się z nami. Nie wpływa to na wcześniejszą zgodność przetwarzania ani podstawy niezależne od zgody. Przysługuje skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl.

Wnioski przyjmujemy e-mailem i pocztą. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca. Przedłużenie i ewentualne sprawdzenie tożsamości następują tylko zgodnie z RODO i w niezbędnym zakresie.

Nie podejmujemy decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na osobę wyłącznie automatycznie, w tym przez profilowanie. Antyspam może odrzucić próbę wysyłki; pozostaje kontakt e-mailowy i telefoniczny.

10. Bezpieczeństwo i aktualizacje

Stosujemy adekwatne zabezpieczenia, ograniczenie dostępów, poufność, szyfrowane połączenia i zarządzanie incydentami. Kopie i ich retencja zależą od architektury i uzgodnień; nie deklarujemy nieistniejących kopii lub gwarancji braku incydentów.

Zmiany Polityki publikujemy z oznaczeniem wersji i daty. O nowym celu przetwarzania informujemy przed jego rozpoczęciem zgodnie z RODO. Aktualizacja Polityki nie stanowi automatycznej zgody ani zmiany warunków zawartej umowy.